Trobergs tankar #32: Arbetstidsförkortning i praktiken.
Efter drygt sex veckor med 35-timmars arbetsvecka på DIK:s kansli har jag äntligen tvingats ta tag i två saker som jag borde tagit tag i för längesedan - mig själv och mitt sätt att arbeta.
Trobergs tankar #32 är här! Den här gången blir det arbetstidsförkortning i praktiken. Dessutom delar jag med mig av mina - så här långt - tre bästa tips för att navigera det hela. Jag vill också tacka alla er som passade på att haffa mig på Folk och kultur i Eskilstuna. Det är så roligt att säga hej och få ansikten på er! Vilken boost! Och nu, häng på!
Veckans nyhetsbrev innehåller:
Arbetstidsförkortning i praktiken.
Mina 3 bästa lärdomar.
Onwards and upwards!
1. Arbetstidsförkortning i praktiken.
På facket DIK införde kansliet vid årsskiftet 35-timmars arbetsvecka. Beslutet att korta arbetstiden ligger i linje med ett av förbundets kongressbeslut om en allmän arbetstidsförkortning. Det ligger också i linje med forskning och försök på området. Kortare arbetstid leder till mindre stress, lägre sjukfrånvaro och större möjlighet att balansera arbete och fritid. Dessutom är det alltid bra att leva som man lär.
DIK tog också initiativet till den debattartikel om lagstadgad arbetstidsförkortning som nyligen publicerades i Aftonbladet och signerades av fem fackförbund som tillsammans representerar inte mindre än 850 000 medlemmar: DIK, SSR, Vision, Transportarbetareförbundet och Kommunal. Den har bland annat uppmärksammats av ledarskribenter som Susanna Kierkegaard i Aftonbladet och Liss Jonasson i Länstidningen Östersund. Dessutom filar Socialdemokraterna på ett skarpt förslag i samma riktning. Frågan har kort sagt medvind.
Men, vad innebär en arbetstidsförkortning rent praktiskt? Det beror så klart på vad man arbetar med och jag är inte speciellt representativ eftersom man är förtroendevald 24/7. Det betyder naturligtvis inte att jag jobbar aktivt 24/7, för det vore ... omöjligt. Min faktiska arbetstid varierar ganska mycket vecka till vecka beroende på vad som händer. Jag har dock en hel del helt vanliga dagar då jag inte flänger omkring som en skottspole utan sitter snällt(-ish) och fint vid datorn. Dessutom arbetar jag ju med personer som sedan några veckor tillbaka jobbar färre timmar än tidigare. Så, någon sorts personlig inblick i vad en arbetstidsförkortning kan innebära kan jag ändå ge, även om den inte är applicerbar på alla.
Efter drygt sex veckor med 35-timmars arbetsvecka på DIK:s kansli har jag äntligen tvingats ta tag i två saker som jag borde tagit tag i för längesedan - mig själv och mitt sätt att arbeta.
Mig själv.
Jag får ofta dåligt samvete när jag slutar jobba för dagen, även om jag gjort mina timmar och inget brinner i knutarna. Det är dock en känsla som följt mig genom hela arbetslivet, oavsett om jag haft 60-timmarsveckor eller 20-timmarsveckor, så det är jag som är knas och mitt kors att bära. Men, jag gissar att det är den känslan som ligger bakom en hel del skepsis inför frågan om en allmänn arbetstidsförkortning. Man misstolkar viljan att få bättre balans i livet genom kortare arbetstid med bristande arbetsmoral. Det är inte fel att ha hög arbetsmoral, men det är fel att tro att arbetsmoral räknas i timmar. Jag är därför väldigt tacksam över att jag fått tillfälle att skaka Luther ur ryggraden och tvingats omdefiniera begreppet arbetsmoral i grunden. Det uppmuntrar mig nämligen att jobba bättre snarare än mer, vilket leder mig in på nästa punkt.
Mitt sätt att arbeta.
Jag försöker alltid hålla hårt i min kalender och sätta tydliga gränser. Mitt uppdrags natur innebär ofta att planeringen går sönder - regeringen gör ett plötsligt utspel, en sagostund invaderas av nazister eller en arbetsgivare trampar spektakulärt i klaveret - men det gör inget. Ju bättre planering man har, desto mindre stress skapar det oplanerade.
Notera att jag skrev försöker. Det är trots allt inte alltid så lätt att äga sin kalender och sätta tydliga gränser. Sedan förbundet införde 35-timmarsvecka har det dock blivit betydligt mycket enklare att sätta ned foten både externt och internt. Nuförtiden lägger jag aktiv ner mer energi på att:
vara rädd om min egen och andras tid.
värna egentiden.
vara nyfiken.
Vara rädd om min egen och andras tid. - Mötesinflation känner nog alla igen. Det blir bara fler och längre möten, åtminstone om man inte aktivt motar dem i grind. Det gör jag, så mycket jag bara kan. Mötesinbjudningar med otydlig och oklar anledning till varför jag ska vara med och vad jag förväntas bidra med hamnar i papperskorgen. En annan bra grej är att då och då rensa bort alla löpande inbjudningar till veckovisa möten som man egentligen bara behöver vara med på en gång i halvåret.
Innan jag själv bjuder in till möten funderar jag på om detta bäst avhandlas i ett möte. Om svaret är nej blir det inget möte, utan ett mejl. Detsamma gäller frågan om det måste vara ett fysiskt möte. Blir svaret nej (vilket det oftast blir), så blir det ett digitalt möte. Jag bor dessutom ute i spenaten, så digitala möten spar inte bara tid utan även pengar.
Jag bjuder också in konservativt till möten. Tidigare bjöd jag in till timmes- eller halvtimmesmöten. Nu bjuder jag in till 25 minuter- eller 45-minutersmöten. Dessutom är det slut med inbjudningsbombmattorna. Bara de som verkligen måste vara med får en inbjudan. Jag är inte ensam om att gå den här vägen. I en stor engelsk studie om hur 60 organisationer tog sig an arbetstidsförkortning löste i princip alla det hela genom att stävja mötesinflationen och se över möteskulturen. På DIK:s kansli jobbar man just nu med samma sak.
Jag har förresten börjat roa mig med att räkna ut vad onödiga möten kostar. Om man räknar att en person totalt kostar 1500 i timmen, så kostar ett möte på en timme med 10 deltagare 15000 sek. Ibland är det värt det, men sannerligen inte alltid. Så, ni kan ju tänka er min puls när jag då och då hamnar i ett lååångt möte med mååånga deltagare och inser att mötet som går loss på drygt 350 000 sek i dolda utgifter faktiskt lika gärna hade kunnat vara ett mejl eller två...
Värna egentiden. - Sedan årsskiftet planerar jag nitiskt in egentid i kalendern. (En del kallar det fokustid, men jag kör på egentid. Det är en smaksak.) Egentiden använder jag till att svara på mejl, läsa in mig på saker, skriva texter, förbereda mig inför möten, föreläsningar och samtal. Alla de här sakerna har jag alltid gjort skapligt planerat, men det blev ett rejält lyft när jag styrde upp det ordentligt i kalendern. Resultatet är bättre fokus, mer frigjord tid och mindre stress.
Var nyfiken. - Det senaste året har jag till inkorporerat AI mer och mer i mitt arbete. Mest som sparringpartner, idéspruta och för snabba sammanfattningar och översikter, men dock. Det är både kreativt och spar tid. Sedan ett par veckor tillbaka är jag också en av DIK:s försökskaniner vad det gäller användandet av Copilot, Microsofts nya AI-assistent. Det finns så klart utvecklingspotential, men så här långt är jag mycket nöjd.
En intressant feature i Copilot är att man snart kan skicka sin avatar på digitala möten man själv inte kan gå på. Då får man en ping om mötet har frågor till en eller om mötet resulterat i något man måste ta tag i. När det är i gång kommer jag så klart att följa i Abbatarernas fotspår och döpa min avatar till min Annatar. Ett litet steg för en bättre möteskultur är ett stort steg framåt för mänskligheten.
2. Mina 3 bästa lärdomar - så här långt.
Om du bara tar med dig tre saker från allt jag skrivit här ovanför, så se till att det är dessa:
Tips 1: Styr upp dina möten. Skippa alla möten som ingen kan förklara för dig varför du ska vara med på. Du är smart. Om ingen kan få dig att förstå varför du ska vara med, så beror det på att du faktiskt inte behöver vara där. Gör alltid en snabb överslagsräkning innan du själv bjuder in till möte. Står mötets relevans sig i relation till vad det faktiskt kostar? Om ja, skicka inbjudan! Om nja, revidera inbjudan så att relevans och kostnad balanserar. Kanske kan mötet vara kortare och/eller ha färre deltagare och ändå uppnå det resultat du vill? Om nej, skicka ett mejl istället. Du kommer att bli förvånad över hur många möten som blir ett mejl i stället.
Tips 2: Planera in egentid, annars tenderar den att gå upp i rök. När du verkligen behöver fokusera kan du med fördel stänga av alla notifikationer och köra ostörda omgångar om 25-minuters (i bästa fall) superfokus. Jag har laddat hem en Pomodoro-app som hjälper till med det. Testa!
Tips 3: Var nyfiken! Våga testa! Möjligheterna att testa nya verktyg på jobbet varierar naturligtvis mycket. Att chefen sätter sig på tvären är en sak, men lova mig att åtminstone aldrig låta ditt eget ointresse utgöra det enda hindret.
Allas vardag på jobbet ser olika ut. De här tre sakerna har hjälpt mig. Har du några andra bra tips som hjälper dig att styra upp din vardag på jobbet? Berätta vad du jobbar med och dela med dig i kommentarerna!
Bildcred: Skrivbord - UnitedPhotoStudio1, iStock. Glödlampor - Olga Archipenko, iStock. Varningstejp - iStock.
Mycket intressant! Man undrar ju (och hoppas) att effektiviseringar med hjälp av AI kommer innebära att fler företag och organisationer ser möjligheten att minska arbetstiden.